Quy trình hoàn tiền vé Taylor Swift sau hủy show và bài học cho tổ chức sự kiện Việt.
Vào tháng 8/2024, cảnh sát Áo đã kịp thời phát hiện và ngăn chặn một âm mưu khủng bố nhắm đến các buổi biểu diễn The Eras Tour tại Ernst Happel Stadium ở Vienna. Chỉ trong vòng vài giờ trước khi chương trình bắt đầu, cả ba đêm diễn đã phải dừng lại vì lý do an ninh.
Điều đáng chú ý là ngay khi thông báo hủy show được đưa ra, toàn bộ số tiền từ vé bán ra không hề được chuyển cho phía tổ chức hay ca sĩ. Thay vào đó, khoản tiền này vẫn được lưu giữ trong hệ thống của Ticketmaster cùng các đơn vị phân phối vé tại địa phương. Nhờ vậy, người hâm mộ mua vé qua kênh chính thức đã được hoàn trả đầy đủ trong khoảng 10 ngày làm việc mà không cần phải làm thủ tục phức tạp hay đối mặt với các tranh cãi về tài chính. Cơ chế hoàn tiền tự động này được kích hoạt ngay lập tức, giúp giảm thiểu khủng hoảng lòng tin trong tình huống khẩn cấp.
Khác với nhiều nghệ sĩ khác thường nhận tiền đặt cọc trước, Taylor Swift lựa chọn phương thức Artist Guarantee với mức đảm bảo tối thiểu rất cao. Cô còn được chia từ 85 đến 90% lợi nhuận sau khi trừ các chi phí sản xuất. Mô hình này giúp nữ ca sĩ nắm quyền kiểm soát nguồn tài chính tốt hơn, đồng thời có đủ năng lực để xử lý những rủi ro bất ngờ.
Tour diễn toàn cầu của cô đã thu về hơn 1 tỷ USD, và từ nguồn doanh thu khổng lồ này, ekip đã thiết lập các quỹ dự phòng với quy mô lớn. Những quỹ này được sử dụng để ứng phó với các tình huống như thiên tai, vấn đề an ninh hoặc sự cố y tế nghiêm trọng. Nhờ có sự chuẩn bị chu đáo, tour diễn vẫn duy trì ổn định về mặt tài chính ngay cả khi phải hủy nhiều buổi biểu diễn.
Taylor Swift còn áp dụng mô hình hệ sinh thái khép kín trong suốt The Eras Tour. Cụ thể, tiền vé không được luân chuyển qua nhiều tầng trung gian mà được giữ lại trong hệ thống Ticketmaster Smart Queue cho đến khi show kết thúc thành công. Với vị thế đặc biệt trong ngành công nghiệp giải trí toàn cầu, đội ngũ của cô có thể yêu cầu không giải ngân sớm tiền vé cho các bên tham gia, nhằm bảo vệ quyền lợi tối đa cho khán giả trong mọi trường hợp.
Các hợp đồng giữa Taylor Swift Productions và các địa điểm tổ chức thường có điều khoản bảo mật, song theo các chuyên gia phân tích, vẫn tuân theo những nguyên tắc cơ bản: nếu nghệ sĩ hủy show vì lý do cá nhân, phía nghệ sĩ sẽ chịu trách nhiệm bồi hoàn chi phí đã phát sinh. Ngược lại, nếu phía sân vận động hoặc ban tổ chức là người hủy, mức bồi thường có thể cao gấp nhiều lần chi phí thuê địa điểm.
Chính nhờ cấu trúc tài chính rõ ràng, kiểm soát dòng tiền chặt chẽ và dự tính rủi ro từ đầu mà Taylor Swift có thể hoàn tiền nhanh chóng, minh bạch khi phải dừng chương trình, qua đó giữ vững niềm tin của người hâm mộ trên toàn thế giới. Không phải sự kiện âm nhạc nào cũng có thể đạt được điều này.
Cách thức quản lý tiền vé và quy trình hoàn trả tự động của cô thể hiện sự chuyên nghiệp chuẩn quốc tế trong tổ chức các sự kiện âm nhạc quy mô lớn: hệ thống vé khép kín, quỹ dự phòng cho những rủi ro bất ngờ, và cơ chế hoàn tiền tự động khi gặp tình huống bất khả kháng. Đây là bài học quan trọng mà các đơn vị sản xuất sự kiện tại Việt Nam có thể tham khảo để cải thiện quy trình bán vé, ký kết hợp đồng và bảo vệ quyền lợi khán giả tốt hơn.
